ClaDoc Software f�r Archivierung �bersicht

Der Umgang mit Dokumenten und Dateien ist eine Herausforderung.

Ordnung ist das halbe Leben. Das gilt leider nicht f�r den Computer. Hier liegen oft mehrere tausende Dokumente unsortiert in den Verzeichnissen vor. Ein Aufsp�ren dringend ben�tigter Briefe, Vertr�ge, Rechnungen oder Quittungen wird so zur Zeit raubenden Sisyphus-Arbeit.

ClaDoc bietet sich als elektronisches Archiv an, das wichtige Dateien verwaltet, um sie jederzeit wieder zur Verf�gung zu stellen.

Wer aufr�umt, ist nur zu faul zum Suchen. Dieser Spruch hat im Gesch�ftsalltag keine Berechtigung, denn da hei�t es: Zeit ist Geld.

Selbstst�ndige, Freiberufler und die Mitarbeiter in kleinen Betrieben haben im stressigen Arbeitsalltag nicht die Zeit, lange Minuten nach einer wichtigen Rechnung oder einem Vertrag zu suchen. Sie m�ssen dazu in der Lage sein, die gew�nschten Texte binnen weniger Sekunden, sozusagen auf Anhieb zu finden. Das funktioniert aber in der Regel nicht, wenn jeder Brief in einer eigenen Datei auf der Festplatte abgelegt ist.

Hier fehlt das f�r den �berblick dringend ben�tigte Verzeichnis, das alle Dokumente genau kennt und sie dank einer Volltextsuche blitzschnell wieder aufruft und auf den Bildschirm holt.

Aktenschrank

Ordner

Register

Gliederung mit Aktenschrank, Ordner und Register

Die Einarbeitungszeit in ClaDoc ist extrem niedrig, weil das Konzept so eing�ngig ist. Jeder kann sofort mit ClaDoc arbeiten. Eine Schulung muss niemand absolvieren. Meist reichen f�nf Minuten aus, um das Konzept von ClaDoc zu verstehen.

Bereits bei der Wahl der Gliederungsebenen geht ClaDoc so visuell vor, dass der Benutzer jederzeit ein hilfreiches Bild vor Augen hat. Im Programm lassen sich zun�chst Aktenschr�nke aufstellen. In einem Aktenschrank stehen Ordner. Ein Ordner kann wiederum mehrere Register enthalten. In einem Register legt ClaDoc dann die einzelnen Dateien ab.

Wie kommen die Texte in das Programm?

Es gibt zwei M�glichkeiten, um Dokumente in ClaDoc zu �bernehmen. Liegen Briefe, Rechnungen und Belege nur in Papierform vor, k�nnen sie direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Dabei speichert das Programm die Scans in Bildformaten wie BMP, JPG, PNG oder TIF ab. TIF-Bilder k�nnen auch mehrseitige Dokumente enthalten.

Alternativ dazu �bernimmt ClaDoc Dateien, die bereits auf dem Rechner vorhanden sind. Dabei spielt der Dateityp keine Rolle. Office-Dateien k�nnen demnach ebenso leicht in die Datenbank eingebunden werden wie PDF-Handb�cher, Grafiken, E-Mails oder ZIP-Archive. Passend zu jeder archivierten Datei erfasst ClaDoc auch noch Anmerkungen und Stichw�rter. Diese Anmerkungen lassen sich sp�ter mit in eine Suche einbeziehen.

Das elektronische Archiv l�sst sich nicht nur lokal auf der eigenen Festplatte speichern, sondern auch auf einem Netzlaufwerk ablegen oder auf eine DVD brennen.

Datensicherheit

Wichtige Kriterien bei der Wahl einer Software f�r Archivierung sind Datensicherheit und langfristige Verf�gbarkeit. Welche Vorteile Ihnen dazu das Programm ClaDoc bietet, erfahren Sie unter

Datensicherheit

ClaDoc ausgiebig testen

Von ClaDoc gibt es eine kostenlose Testversion zum

Download, die maximal 10 Dokumente archiviert, ansonsten aber nicht eingeschr�nkt ist.


	Der Umgang mit Dokumenten und Dateien ist eine Herausforderung. Ordnung ist das halbe Leben. Das gilt leider nicht f�r den Computer. Hier liegen oft mehrere tausende Dokumente unsortiert in den Verzeichnissen vor. Ein Aufsp�ren dringend ben�tigter Briefe, Vertr�ge, Rechnungen oder Quittungen wird so zur Zeit raubenden Sisyphus-Arbeit. ClaDoc bietet sich als elektronisches Archiv an, das wichtige Dateien verwaltet, um sie jederzeit wieder zur Verf�gung zu stellen. Wer aufr�umt, ist nur zu faul zum Suchen. Dieser Spruch hat im Gesch�ftsalltag keine Berechtigung, denn da hei�t es: Zeit ist Geld. Selbstst�ndige, Freiberufler und die Mitarbeiter in kleinen Betrieben haben im stressigen Arbeitsalltag nicht die Zeit, lange Minuten nach einer wichtigen Rechnung oder einem Vertrag zu suchen. Sie m�ssen dazu in der Lage sein, die gew�nschten Texte binnen weniger Sekunden, sozusagen auf Anhieb zu finden. Das funktioniert aber in der Regel nicht, wenn jeder Brief in einer eigenen Datei auf der Festplatte abgelegt ist. Hier fehlt das f�r den �berblick dringend ben�tigte Verzeichnis, das alle Dokumente genau kennt und sie dank einer Volltextsuche blitzschnell wieder aufruft und auf den Bildschirm holt.
Aktenschrank Ordner Register	Gliederung mit Aktenschrank, Ordner und Register Die Einarbeitungszeit in ClaDoc ist extrem niedrig, weil das Konzept so eing�ngig ist. Jeder kann sofort mit ClaDoc arbeiten. Eine Schulung muss niemand absolvieren. Meist reichen f�nf Minuten aus, um das Konzept von ClaDoc zu verstehen. Bereits bei der Wahl der Gliederungsebenen geht ClaDoc so visuell vor, dass der Benutzer jederzeit ein hilfreiches Bild vor Augen hat. Im Programm lassen sich zun�chst Aktenschr�nke aufstellen. In einem Aktenschrank stehen Ordner. Ein Ordner kann wiederum mehrere Register enthalten. In einem Register legt ClaDoc dann die einzelnen Dateien ab.
	Wie kommen die Texte in das Programm? Es gibt zwei M�glichkeiten, um Dokumente in ClaDoc zu �bernehmen. Liegen Briefe, Rechnungen und Belege nur in Papierform vor, k�nnen sie direkt aus dem Programm heraus eingescannt werden. Dabei speichert das Programm die Scans in Bildformaten wie BMP, JPG, PNG oder TIF ab. TIF-Bilder k�nnen auch mehrseitige Dokumente enthalten. Alternativ dazu �bernimmt ClaDoc Dateien, die bereits auf dem Rechner vorhanden sind. Dabei spielt der Dateityp keine Rolle. Office-Dateien k�nnen demnach ebenso leicht in die Datenbank eingebunden werden wie PDF-Handb�cher, Grafiken, E-Mails oder ZIP-Archive. Passend zu jeder archivierten Datei erfasst ClaDoc auch noch Anmerkungen und Stichw�rter. Diese Anmerkungen lassen sich sp�ter mit in eine Suche einbeziehen. Das elektronische Archiv l�sst sich nicht nur lokal auf der eigenen Festplatte speichern, sondern auch auf einem Netzlaufwerk ablegen oder auf eine DVD brennen.
	Datensicherheit Wichtige Kriterien bei der Wahl einer Software f�r Archivierung sind Datensicherheit und langfristige Verf�gbarkeit. Welche Vorteile Ihnen dazu das Programm ClaDoc bietet, erfahren Sie unter Datensicherheit
	ClaDoc ausgiebig testen Von ClaDoc gibt es eine kostenlose Testversion zum Download, die maximal 10 Dokumente archiviert, ansonsten aber nicht eingeschr�nkt ist.